Як підбити підсумки року та скласти плани на наступний з максимальною ефективністю?
Ось ми і вийшли на фінішну пряму року. Настав час підбивати підсумки року, що минає, і складати плани на новий. Ми підготували для вас докладну інструкцію з ефективного підбиття підсумків і планування. Навіть якщо ви вже встигли це зробити, перегляньте статтю — напевно ви знайдете нові техніки, які допоможуть вам глибше і якісніше оцінити свій прогрес.
І поки ми не почали, домовмося про три головні принципи підбиття підсумків.
Принцип 1. Чесність.
Ви робите це не заради того, щоб покрасуватися й «почухати ЧСВ», а заради того, щоб підвищити свою продуктивність у майбутньому році, знайти свої граблі й не наступати на них знову. Тож будьте гранично чесні у своїх звітах. Наламали дров? Так і записуємо. Зробили на найвищому рівні? Теж пишемо, не соромимося.
Принцип 2. Жодної критики.
Другий принцип випливає з першого. Не критикуйте свої дії та вибори — їх уже не змінити. Просто фіксуйте як факт: так, тут круто, а от тут провал. І те, і інше — ваш досвід.
Принцип 3. Жодних рамок.
Не існує золотого стандарту підбиття підсумків року. Або єдиної таблички, яку можна заповнити. Але є робочі техніки, які допоможуть, і форми, які можна використовувати як є або адаптувати під себе. А далі збирайте конструктор і робіть так, як комфортно: пишіть списки, кресліть графіки, малюйте, пишіть на полях.
Підбиваємо підсумки року.
Перше, що потрібно зробити перед підбиттям підсумків, — обрати зручну форму свого особистого звіту. Це може бути список ваших досягнень, таблиця результатів або навіть графік, якщо вам так подобається. Тільки ви встановлюєте правила, адже головне, щоб вам було зручно. Сприймайте це як гру, а не як обов’язок.
Ми пропонуємо вам кілька варіантів підбиття підсумків, які можна використовувати послідовно, а можна й окремо. Нижче ви знайдете небанальні техніки, які допоможуть оцінити ваші результати і скласти плани на наступний рік.
Способи підбиття підсумків року:
1. Фрірайтинг
Якщо не знаєте, з чого почати, почніть із фрірайтингу. Відкрийте файл або візьміть блокнот із ручкою — і починайте писати про те, яким був цей рік. Головне у фрірайтингу — не зупинятися і не замислюватися глибоко, увійти в той стан, коли слова самі ллються потоком.
Пишіть про все, що спадає вам на думку. Чого ви досягли? Що робило вас щасливими цього року? Чим ви найбільше пишаєтеся? Що прийшло у ваше життя, а що зникло з нього? За що ви вдячні? Що хотіли б змінити?
Якщо ви вирішите рухатися поетапно, то фрірайтингові підсумки року стануть вашою відправною точкою. Перечитайте їх, оцініть загальний настрій і рухайтеся далі.
2. Колонки
Далі можна скласти собі таблицю підсумків року. Розділіть аркуш або файл на п’ять частин: «Досягнення», «Навички», «Події», «Помилки», «Втрачені шанси». Заповніть колонки, керуючись принципами підбиття підсумків року, про які ми говорили на початку статті.
3. Розбивка за сферами
«Кар’єра», «Стосунки», «Дім», «Фінанси», «Здоров’я», «Зовнішній вигляд», «Яскравість життя» тощо.
Окремо можна зробити коло життя цього року — діаграму, у якій ви за десятибальною шкалою оцінюєте різні сфери. Напевно, ви виконували цю вправу на старті якоїсь мети, але дуже корисно й показово робити це наприкінці кожного року і оцінювати не життя загалом, а конкретний рік.
Колесо року наочно покаже вам, які сфери вирвалися вперед, а яким бракує уваги.
4. «Можу-хочу-роблю»
Ще один чудовий спосіб оцінити рік: «можу-хочу-роблю». Для зручності можете намалювати собі три кола, що перетинаються. Пункти можна записувати одразу туди або попередньо записати в три окремі колонки на аркуші чи у файлі.
На наступний рік неодмінно варто поставити в план втілення те, що потрапило до списків «можу» і «хочу», і опрацювати можливості «можу» для тих пунктів, які опинилися лише у списку «хочу». І, звісно, продовжувати розвивати золоту середину «можу-хочу-роблю».
5. Питання
Підбиття підсумків року можна також зробити відповідями на запитання. Ми пропонуємо вам 20 запитань, відповіді на які покажуть ваш рік у комплексі:
- Якою була головна мета минулого року? Наскільки вдалося її досягти?
- Які сфери життя отримали найбільше уваги цього року?
- Які сфери життя опинилися «на задвірках»?
- Якби ви могли змінити три свої рішення цього року, якими б вони були?
- Які три найкращі рішення ви ухвалили цього року?
- Які три найяскравіші події року? Хто їх «створив»: ви, близькі чи доля?
- Які цілі втратили актуальність цього року?
- Які, навпаки, з’явилися?
- Ви продовжуєте йти наміченим шляхом чи стався несподіваний поворот?
- Рівно рік тому ви були більш чи менш щасливі й задоволені своїм життям?
- Яких головних уроків ви навчилися цього року?
- Чи траплялися з вами події, що змінили ваші погляди?
- Чи з’явилися у вашому житті нові інтереси, стосунки й захоплення?
- Чи вдалося вам цього року змінити своє чи чиєсь життя на краще?
- Найкращий експеримент цього року? А найгірший?
- Яким було головне досягнення цього року?
- Які цілі довелося перенести на наступний рік? Чому?
- Що за підсумками цього року хочеться викинути з життя раз і назавжди?
- Якою була головна перемога над собою цього року? А провал?
- Якби ви могли повернутися на рік назад, що б ви порадили собі на минулий рік?
Тепер, коли ми визначилися зі способами підбиття підсумків, можна перейти до конкретних технік, які допоможуть тверезо оцінити свої результати цього року і зрозуміти, що робити наступного.
Техніки:
1. «Вгору!»
Уявіть свій рух цього року (або просування за конкретною метою) у вигляді повітряної кулі. Можете навіть намалювати. У вас є три сили:
- Гаряче повітря, яке піднімає вас угору.
- Баласт, який тягне вас униз.
- Вітер, який збиває вас із курсу.
Запишіть фактори, що належать до кожної із сил. Ця проста ігрова форма допоможе оцінити, що вам заважає, а що допомагає під час руху до своїх цілей.
2. «Світлофор»
За допомогою цієї техніки також можна оцінювати і просування за метою, і річний прогрес. Три кольори:
- Зелений — «продовжувати»
- Червоний — «припинити»
- Жовтий — «почати»
За світлофором можна окремо опрацювати свої звички й методи роботи.
3. «Я щасливий — я хочу»
Техніка «про хороше» для оцінки своїх вдалих рішень і для складання планів на наступний рік. Потрібно заповнити дві колонки:
«Я щасливий, що…» (почав бігати вранці, став краще харчуватися, лягаю спати рано, почав враховувати витрати тощо)
«Я хочу…» (почати ходити в зал, переїхати в інший район, змінити роботу, раніше прокидатися)
Тепер у вас є список на підтримання і список на втілення. Наступне завдання — взяти кожен пункт зі списку «я хочу» і перетворити його на конкретні задачі з термінами:
«Я хочу почати ходити в зал»:
- Вивчити відгуки і вибрати зал у зручному районі до 3 січня
- Зателефонувати або сходити на екскурсію в зал 3 січня
- Вибрати тренера або програму тренувань до 5 січня
- Купити абонемент 5 січня
- Піти на перше тренування 6 січня
- Місяць без пропусків відвідувати зал і підібрати свій розклад
4. 5 «чому» для опрацювання проблемних місць
Якщо у вас є цілі, які ви провалили цього року, або звички, які ніяк не вдається впровадити, для пошуку рішень можна поставити до них п’ять «чому».
— Я ніяк не можу почати регулярно займатися спортом
— Чому?
— Тому що вранці в мене немає сил на зарядку, вдень я працюю, а ввечері зайнятий(а) сім’єю
— Чому немає сил?
— Тому що я не висипаюся.
— Чому?
— Тому що пізно лягаю спати.
— Чому?
— Тому що це єдина можливість побути наодинці з собою і відпочити.
— Чому?
— Тому що протягом дня я не знаходжу часу для відпочинку.
От і вимальовується рішення: перерозподілити навантаження протягом дня, знайти час для відпочинку, лягати спати раніше і вставати, маючи сили для тренування. Ставимо собі мету-експеримент і відпрацьовуємо цю можливість. Може, не спрацює. Тоді ще раз ставимо п’ять «чому», але шукаємо проблему в іншому місці (у нашому прикладі це може бути графік харчування, викроєння часу в іншому проміжку або зміна типу занять).
За цією ж методикою можна поставити п’ять «навіщо» до своєї мети і з’ясувати свої справжні мотиви та пріоритети. Можливо, у вас є потреби, які можна закрити зовсім іншими цілями.
5. PARLA для оцінки цілей і проєктів
Комплексна оцінка своїх цілей за методом PARLA допоможе оцінити завершені цілі й скоригувати їх на наступний рік. Кожну із завершених піддаємо аналізу:
- Purpose (у чому полягала ваша мета)
- Actions (які дії ви вжили)
- Results (чого ви досягли)
- Lessons (які уроки можна винести з вашого шляху до мети)
- Application (як ці уроки можна застосувати наступного року)
6. Mad-sad-glad
Ще один спосіб оцінки просування за конкретною метою чи проєктом — mad-sad-glad, емоційна карта прогресу. На аркуші паперу намалюйте таймлайн проєкту, визначте його ключові точки (події, завершення етапів) і біля кожної точки намалюйте смайлик: сумний, злий або задоволений.
Наочна емоційна карта покаже вам проблемні зони, підкаже, де саме ви зустрічаєте розчарування, а які дії приводять до кращих результатів.
Необов’язково використовувати всі ці техніки й методи, хоча за наявності часу вони дадуть вам максимально повну картину минулого року.
Складаємо плани на наступний рік.
Домовмося на березі: скласти досконалий план на рік практично неможливо. Рік — це дуже великий відрізок часу, за який може змінитися не один і навіть не десять факторів. Одиниці людей мають таке усталене становище справ, що можуть планувати на рік наперед (і ті не застраховані від форс-мажорів).
Тому ми не плануємо рік у буквальному сенсі слова, а виділяємо пріоритети, ставимо цілі, беремо собі список проблемних місць на опрацювання. І коригуємо все це добро протягом року.
Обираємо формат року
Насамперед визначимося, який формат планування будемо використовувати в новому році:
- Класика: цілі на рік, цілі на місяць, цілі на тиждень і цілі на день. Тобто складаємо загальний список, розбиваємо його за місяцями, кожен місяць складаємо план, розкидаємо його за тижнями, а останній — за днями.
- 12 тижнів у році з однойменної книги Браяна Морана і Майкла Леннінгтона. Тобто великий рік розбиваємо на маленькі й ставимо собі цілі на міні-рік.
- Стоденки. Ставимо цілі або закріплюємо звички рівно 100 днів.
- 9-тижневі спринти (з книги «Життя в стилі Agile» Катерини Ленгольд).
- Річна мета на SmartProgress з підцілями в етапах.
- Серія експериментів.
Складаємо собі список експериментів.
Якщо вас не влаштовують «жорстко прибиті» цілі, можна запустити собі цілу серію експериментів на рік: спробувати різні варіанти планування, тренувань, режиму дня тощо. Експеримент може тривати два тижні, місяць або скільки завгодно довше. Але робити менше двох тижнів не радимо — такі експерименти не показові.
Обираємо «сховище планів».
Безглуздо підбивати підсумки і складати плани «у вакуумі». У вас неодмінно має бути місце, де все це записано і наочно показано. Це може бути файл, блокнот, цілі на SmartProgress, дошки в Trello, програма-планувальник, велика коркова дошка, щоденник bullet journal або будь-який інший формат.
Складаючи місячні, щотижневі й навіть щоденні плани, озирайтеся на своє річне планування. І не забувайте його коригувати.
Як часто потрібно коригувати план?
Так часто, як змінюються обставини. Не варто тягнути мету тільки заради того, щоб дотягнути. Частина з них можуть іти в «заморозку», відсуватися або й зовсім скасовуватися. Змінювати свій план за обставинами — не боягузтво, а вміння маневрувати.
Також доведеться коригувати, якщо деякі сфери починають просідати. Підбивайте проміжні підсумки (щомісяця, раз на два місяці або щокварталу), стежте за прогресом і вносьте корективи. Деякі цілі ви зможете завершити раніше, інші розтягнуться більше, ніж на рік. І це нормально.
А можна без підсумків року?
Можна. Але тоді ваш розвиток матиме хаотичний характер, а просування за цілями сповільниться. Якщо не аналізувати попередній період і свій прогрес, ви раз у раз наступатимете на ті самі граблі, розвиватиметеся ривками, повторюватимете помилки або не помічатимете очевидних проблем.
Якщо вам вистачає дисципліни підбивати комплексні підсумки щомісяця, підбиття підсумків року стане набагато простішим процесом, ви зможете просто звести воєдино те, що вже зроблено, і поглянути на це свіжим поглядом.
Але ми все одно радимо оцінювати себе і свої досягнення щороку, тому що ніщо так не заряджає на нові досягнення, як наочна демонстрація власного прогресу.