Особистий тайм-менеджмент

Планування

Це найголовніший пункт в управлінні часом. Щоб встигати все вчасно, робити значно більше, ніж робили раніше, необхідно займатися плануванням свого дня. Здавалося б — банальність, але при цьому багато людей нехтують цією справою, яка забирає всього 5-10 хвилин вашого часу на день. Планувати справи потрібно, і робити це потрібно щодня. Тільки так стане зрозумілою картина з усіма вашими проєктами й починаннями, тільки так ви зрозумієте — куди йдете, до чого прагнете, наскільки близько ви підійшли до своєї Мети і скільки всього ще залишилося зробити. Тільки так ви зможете не заритися в рутину щоденних справ і завжди бачити те Головне, заради чого живете й працюєте.

Інструментарій

Для побудови своєї тайм-системи вибір інструментарію абсолютно не важливий і лежить виключно в площині ваших звичок і зручності користування. Це може бути паперовий щоденник, це може бути Google Calendar, Outlook, листочки post-it, комунікатор чи будь-який інший спосіб зберігання й запису інформації, який, на вашу думку, буде для вас зручним.

Якщо у вас багато зустрічей, то оптимальними варіантами будуть паперовий щоденник або комунікатор, якщо ви майже весь час перебуваєте за комп’ютером, то це може бути Google Calendar чи інший софт. Краще, щоб була можливість синхронізації між робочим і домашнім комп’ютером, щоб завжди тримати руку на пульсі й мати можливість у будь-який момент отримати доступ до своїх записів. Якщо працюєте на ноутбуці, але не завжди є інтернет — хороший інструмент планування — це Outlook. Зручний інтерфейс, великі можливості й хороша гнучкість.

Загалом, обирайте інструмент, виходячи зі способу життя й особистих уподобань.

Методи

Усе дуже просто. Увечері дня, що минає, або вранці дня, що настав, вам необхідно прикинути всі термінові справи і справи, якими ви хотіли сьогодні зайнятися, і записати їх у свій щоденник.

Справи можуть поділятися на 3 типи:

— Жорсткі (жорстко прив’язані до часу. Наприклад, зустріч із замовником або планова нарада, призначені на певний час)

— М’які (залежні від сітки жорстких справ, але не залежні від конкретного часу. Наприклад, написання комерційної пропозиції, розробка модуля. Вони розтягнуті в часі й не прив’язані до конкретних годин, але водночас залежать від жорстких справ, оскільки доведеться переривати роботу і їхати до замовника чи йти на нараду)

— Тички (справи, які можна виконати в будь-який момент часу. Наприклад, зателефонувати знайомому, нагадати колезі про своє прохання, перевірити хід роботи з програмування модуля. Загалом, роздати планові тички своїм підлеглим і колегам, щоб бути в курсі ходу роботи/проєкту).

— Супертермінові (справи, які виникають раптово і вимагають негайного виконання. Наприклад, терміново підняти сервер, що впав)

Як видно з нашого плану, у нас є дві «жорсткі» справи, навколо яких ми маємо побудувати всі свої «м’які» справи. Наприклад, «роботу над системою» ми можемо почати тільки о 17:00, оскільки зранку і в проміжку між «жорсткими» справами ми фізично не встигнемо завершити цю справу.

Нижче нашого часового графіка ми виписали три «тички», які можна виконати в будь-який момент часу. Краще, якщо це буде під час поїздки до замовника, оскільки всі три «тички» — це, по суті, телефонний дзвінок.

При більш глобальному плануванні справи необхідно поділити на два типи:

— Короткострокові справи, які необхідно виконати найближчим часом

— Довгострокові (справи, які мають бути виконані, але термін здачі або ще не настав, або просто не має його)

Про це я розповім на своєму прикладі.

Я користуюся Google Calendar, оскільки весь час перебуваю за комп’ютером і практично не їжджу на зустрічі. Його функціоналу цілком вистачає, щоб задовольнити мої потреби в щоденному плануванні.

Як будується робота:

У мене встановлено метод відображення часової сітки у вигляді тижня, розлінованого за годинною шкалою.

Щовечора в ліву колонку я виписую всі справи, які необхідно виконати завтра. Свої сили я знаю, тому виписую завжди трохи більше, ніж, за розрахунками, може вміститися в робочий день. Якщо зроблю майже все — добре. Якщо зроблю абсолютно все — взагалі чудово. Просто, можливо, якась зі справ піде швидше, ніж планувалося, тому я завжди знаю — чим зайняти час, що звільнився.

У правих колонках я виписую всі свої справи — і короткострокові, і довгострокові. І щовечора просто перетягую блоки зі справами з правих колонок у ліву, таким чином формуючи свій майбутній день, при цьому подумки розставляючи пріоритети — до чого вже пора братися, а що ще терпить. Зазвичай короткострокові справи всі вміщуються в один робочий день, і завжди залишається місце під довгострокові, тому жорсткого поділу одного від іншого я не роблю.

Прив’язку до конкретного часу я не роблю, тому що специфіка роботи цього не вимагає. Супертермінові справи практично не трапляються, а якщо і трапляються, то з’являються спонтанно. На те вони й супертермінові. Якщо я знаю за кілька днів про майбутню справу — то її вже навряд чи можна назвати супертерміновою.

Таким чином, складаючи щовечора план, я завжди перебуваю в курсі своїх майбутніх справ.

А тепер про те, як я формую порядок справ.

Пріоритети

Це теж один із ключових моментів при побудові своєї тайм-системи. Потрібно вміти розставляти пріоритети своїм справам і слідувати заданому графіку. Якщо відкладати складні й важливі справи на кінець дня, то можна просто не встигнути виконати завдання і, зрештою, отримати прочухана від начальства та почуватися не дуже комфортно через зрив термінів.

Тому, плануючи свої справи — завжди розставляйте пріоритети. Спочатку мають йти першочергові справи, які не терплять зволікань. Тому що, якщо схибити зі строками — у нас завжди буде резерв часу, який ми можемо забрати з менш термінових справ.

Найпростіший спосіб і один із найдієвіших — виписувати список справ у порядку спадання терміновості.

Саме таким чином я і будую свій день — зранку починаю вирішувати найтерміновіші питання, а до вечора залишаються справи, які можна відкласти до наступного, менш завантаженого, дня.

Дуже важливим є питання про постійно виникаючі перманентні термінові завдання.

Наприклад, ви запланували опрацювання архітектури системи, яка вимагає від вас максимальної зосередженості й уваги. І в самий розпал роботи до вас надходить завдання вирішити питання із замовником (виправити баг на сайті). Нічого страшного, що ви перервете опрацювання архітектури. Доведіть до логічної точки і беріться за супертермінове завдання. Багато часу ви не втратите, а лояльність начальства й клієнта підвищите.

Не бійтеся змінювати свій денний план. Не бійтеся вписувати туди справи, про які ввечері вчорашнього дня чи вранці сьогоднішнього навіть не підозрювали. Змінювати план не тільки можна, а й потрібно. Інакше ви втратите гнучкість і мобільність. Але якщо супертермінові справи не з’являються, намагайтеся слідувати закладеному графіку.

Жаби

Я впевнений на 100%, що у кожної людини є такі справи, які не хочеться виконувати, які тягнуть за собою неприємні відчуття, забирають багато сил, не цікаві самі по собі, і виконання яких відкладається постійно з дня в день. Такі справи називаються тайм-менеджерською мовою «жабами».

Це може бути похід у ощадбанк, де необхідно буде відстояти дуже велику чергу. Це може бути дзвінок замовнику, якому необхідно повідомити про те, що проєкт затягується. Це може бути написання річного звіту. Загалом, будь-яке заняття, яке зовсім не хочеться робити, але рано чи пізно виконати його необхідно.

Що робити з жабами:

Усе дуже легко — потрібно просто щодня «з’їдати» по одній. Виписати на окремий листок/окрему вкладку/окремий файл увесь список жаб і «з’їдати» щоранку по одній. Ви здивуєтеся, але через пару тижнів у вас не залишиться жодної жаби, і кішки, які постійно шкребуть на душі через це, зникнуть без сліду. Дихати стане легше. Та й щовечора, повертаючись додому, ви будете задоволені тим, що зробили важливу справу, яка так довго висіла у вас у мозку і не давала спокійно поміркувати про життя і свої справи.

Плюс — це непоганий мотиватор для продуктивної роботи. Ви розправилися з «жабою», і тепер будь-яка справа для вас дурниця.

Їжте «жаб», і настрій стане помітно вищим.

Слони

«Слонами» тайм-менеджерською мовою називаються ті справи, до яких ви не знаєте, як підступитися і з чого почати. «Слонами» можна назвати складний масштабний проєкт, написання диплома і багато чого іншого. Те, що на перший погляд здається дуже складним і дуже трудомістким.

Як бути зі «слонами»:

Самі розумієте — проковтнути цілого «слона» за раз практично неможливо. Але можна нарізати його на «біфштекси» і з’їсти їх по одному. Вловлюєте думку?

Якщо ми керуємо проєктом, то перше, що потрібно зробити, — це розбити його на маленькі складові («біфштекси»). Наприклад:

— Написання ТЗ

— Підбір команди

— Складання тайм-плану

— Розробка дизайну

— Доопрацювання модулів CMS під завдання

— Тестування

— І т.д.

Бачите — як одне велике незрозуміле завдання перетворилося одразу на набір нескладних дій. Приклад, звісно, примітивний, але добре показує суть, тому не судіть суворо 🙂

Тому, перш ніж приступити до великого складного завдання, розбийте його на багато маленьких складових і приступайте до роботи. Ви й самі не помітите — як усе легко піде і від «слона» залишаться тільки хобот і вуха.

Відпочинок

Як це не дивно, але відпочивати потрібно обов’язково. Не буде відпочинку — не буде і плідної роботи.

Є два основні моменти, якими не можна нехтувати:

— сон 8 годин

— відключення від робочих питань

сон 8 годин

Восьмигодинний сон комусь може здатися розтратою часу, але він необхідний. Вісім годин — це той час, за який наш організм встигає відпочити на 100%. Для когось ця цифра не дуже вдала. Для мене, наприклад, краще поспати або сім, або дев’ять годин, але не вісім. Я не знаю — від чого це залежить, але, спостерігаючи за собою, дійшов висновку, що я працюю набагато продуктивніше саме після семи- чи дев’ятигодинного сну.

Поспостерігайте за собою, і ви зрозумієте — що зручніше для вас. Але не опускайтеся нижче семи ні в якому разі, інакше ви будете просто марні вдень. Заощаджена вночі година обернеться для вас повним провалом упродовж робочого дня.

Природно, я не беру до уваги такі моменти життя, коли трапляються авральні здачі проєктів, наприклад. Тут уже якщо хоч трохи поспав — і то радість. Але у звичайні дні не перетворюйте свій розклад на щоденний аврал. Життя дорожче, ніж робота. Хай навіть вона приносить величезне задоволення.

Відключення від робочих питань

Не беріть роботу додому. Вдома потрібно відпочивати. Спілкуватися з родиною, дівчиною, друзями, дивитися ТБ, пити пиво, піти погуляти, зайти в ресторан/кафе повечеряти, погратися в гру, подивитися чергову серію Доктора Хауса. Але не

працювати. Відключайтеся від роботи. Тільки так ви зможете повністю відновити сили для наступного дня.

Перебуваючи на роботі, відключайтеся на деякий час. Сходіть покурити чи просто прогулятися. Випийте чаю. Відкрийте Хабр. Відключіться від роботи. Подумайте про життя, зателефонуйте другу, побалакайте на відсторонені теми з колегами.

Головне, щоб це не займало 90% робочого часу. 🙂 Хоча, з настанням кризи таких людей у компаніях майже не залишилося.

Дуже хороша практика — витрачати 30% часу на подібні справи чи свої проєкти, а решту часу зосереджено працювати. Якщо ви встановите такий ліміт, то відпочивати чи займатися своїми проєктами ви будете з набагато більшим задоволенням і чистою совістю. Працювати 100% не можна. Жодного задоволення це не принесе, а немає задоволення — немає сенсу працювати.

Мотивація

Ну і останній момент, на якому хочеться загострити увагу — це мотивація.

Бувають такі моменти, коли не хочеться робити абсолютно нічого. Хочеться відкрити Хабр, наприклад, і зависнути тут на весь день, час від часу підходячи до кулера, щоб налити чергову чашку чаю.

Для таких моментів у мене є один цікавий прийом, підглянутий у книзі Гліба Архангельського «Тайм-драйв».

Називається він «календарик-штрикарик».

Виглядає приблизно так:

Це розлінований листок, підклеєний до блокнота, який я завжди ношу із собою. Кожна клітинка означає один день мого життя. Я розлінував листок до своїх тридцяти років, тобто, до того моменту, як я зафарбую всі клітинки, мені має виповнитися тридцять років.

Кожного вечора я відкриваю листок, щоб закреслити або зафарбувати клітинку, яка символізує черговий день, що минув. Якщо день, на мою думку (так, я з собою абсолютно чесний), вийшов продуктивним, то зафарбовую повністю, якщо день був млявий і я не зробив того, що планував, то ставлю хрестик. Таким чином я вирішую одразу два питання мотивації:

— загальна кількість позначених клітинок показує — як швидко летить час і як мало залишилося до мого тридцятиріччя. Швидкоплинність часу я зміг зрозуміти тільки тоді, коли завів собі «штрикарика».

— Кількість продуктивних днів у загальному ритмі мого життя. Коли я тільки почав відзначати дні, я зрозумів, як багато днів у мене йде намарне. У мене були самі суцільні хрестики. Буквально лише пара суцільних клітинок. Я почав прагнути робити більше, щоб увечері з чистою совістю зафарбувати клітинку, наче кажучи собі про те, що день сьогодні був продуктивний і я молодець. Таким чином, у мене тепер у середньому раз на тиждень буває хрестик, а решту днів — суцільне зафарбування. Раніше було навпаки. І тільки завдяки «штрикарику» я зміг замотивувати себе на більш продуктивне проведення часу.

Спробуйте і ви. 30 секунд часу щодня — це мало. Але тільки так ви зрозумієте — як швидко летить час і як він непоправний.

Висновок:

Плануйте своє життя. Тому що, якщо немає плану, то немає чіткого шляху до своєї мети. А немає шляху — мета недосяжна. І вона назавжди так і залишиться мрією.

А жити без мети — нудно.

Успіхів вам у роботі й особистих справах. Будуйте плани, будьте чесні самі з собою.

І бережіть Час. Це цінний ресурс, який неможливо купити.

Усіх благ.