Тайм-менеджмент: прості способи управління часом

Ритм, у якому живе більшість з нас, навряд чи можна назвати спокійним і розміреним. Брак часу, аврал і жорсткий цейтнот є випробуваннями, впоратися з якими під силу далеко не кожному. Постійне перебування у стані «не знаю, за що хапатися» навряд чи можна назвати доречним, коли йдеться про особисту ефективність.

Емоційна напруга блокує продуктивність, призводить до швидкої стомлюваності й апатії. Тому, щоб не стати жертвою стресу або, ще гірше, синдрому хронічної втоми, займемося управлінням часом, або тайм-менеджментом.

Усі успішні люди роблять це.

Усі успішні люди дуже продуктивні. Вони багато працюють і багато встигають, а це не одне й те саме. Під продуктивністю, перш за все, мається на увазі результат, а не процес. Якщо ви маєте намір підвищити свою продуктивність, твердо вирішіть це зробити. Люди витрачають час даремно, тому що вони так і не вирішили підвищувати свою продуктивність.

І якщо ви наважилися, то не відступайте і повторюйте те, що роблять усі успішні люди, поки це не стане вашою другою натурою. Основний секрет особистої ефективності полягає в правильному розподілі часу. Тайм-менеджмент допомагає уникнути незавидної долі заручника власного бізнесу чи кар’єри.

Планування вивільняє час.

Ті, хто досяг успіху у своєму житті, багато часу присвячують плануванню. Щоденне планування просто необхідне для підвищення продуктивності й ефективного управління часом.

Правило 6 «П» говорить: правильне попереднє планування попереджає погані показники.

Планувати і думати потрібно завжди на папері. Якщо мети немає на папері, то вона не існує. Перелік завдань — це свого роду карта, яка не дасть вам збитися зі шляху до наміченої мети. Пітер Ф. Друкер у книзі «Ефективний керівник» наводить гарну аналогію, що стимулює до фіксування завдань на папері:

«Люди, яких тримають у темному приміщенні, швидко втрачають відчуття часу. Але навіть у повній темряві більшість людей зберігають відчуття простору. Перебуваючи в освітленому, але замкненому приміщенні, ви вже через кілька годин перестанете відчувати рух часу. І якщо ви захочете підрахувати, як довго перебуваєте в такому приміщенні, ви сильно помилитеся у своїх підрахунках. Тому, якщо ми покладаємося на нашу пам’ять, ми не помічаємо, на що витрачається наш час…»

Робота зі списком запланованих справ у перший же день збільшує продуктивність на 25%. Увечері готуйте список завдань, які потрібно зробити завтра. Прийшовши на роботу, ви завжди знатимете, з чого почати свій день.

Продовжуйте працювати зі складеним списком протягом дня: коли з’являється нова справа, вносьте її до списку з урахуванням пріоритетності відносно раніше запланованих завдань. Виконавши чергове завдання зі списку, обов’язково викреслюйте його. Це дасть вам відчуття задоволеності своєю роботою, додасть ентузіазму і зарядить енергією.

Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від життєвих цілей до плану на день. Кожному завданню встановлюйте фіксовані терміни.

Складне завдання завжди діліть на дрібні підзавдання. Тут добре допомагає дерево рішень, де ключове завдання — дерево, а підзавдання для його виконання — гілки. Продовжуйте «розгалуження» доти, поки процес виконання всього завдання не стане простим і прозорим.

Перш ніж почати щось робити, згадайте про правило 10/90: 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдання, заощадить 90% часу при його вирішенні.

Найголовніше — визначити головне.

Завдання тайм-менеджменту полягає в тому, щоб вчасно визначити головну справу. Розстановка пріоритетів дозволяє ефективно керувати списком намічених справ, присвоюючи кожному завданню свій рівень важливості.

Після визначення важливої справи оцініть наслідки у разі її виконання або невиконання. Важливе завдання має серйозні наслідки, якщо не буде виконане вчасно.

Для розстановки пріоритетів добре підходить метод АБВГД. Це дуже простий спосіб планування, і полягає він у тому, щоб кожному завданню у списку справ присвоїти пріоритет його виконання.

Так, завдання, позначене літерою А, вказує на найважливішу справу з найсерйознішими наслідками у разі невиконання. Головне правило методу полягає в тому, щоб не братися за справу Б, поки не виконано завдання А, а за справу В, поки відкрито завдання Б, і т. д.

Літера Д означає «геть!». Цією літерою варто позначати малозначущі завдання, які ні на що не впливають. Для розстановки пріоритетів у кожній групі завдань використовуйте цифри, які вказуватимуть на послідовність виконання справ. Таким чином, найважливіша справа у вашому списку має бути позначена як А1.

Закон примусової ефективності.

Основний секрет управління часом полягає в зосередженості й цілеспрямованості. Почніть з вирішення першочергових завдань і робіть усе послідовно, тобто щось одне в певний період часу. Кидаючи справу і повертаючись до неї знову і знову, ви знижуєте свою ефективність у 5 разів.

Моцарт міг працювати над трьома композиціями одночасно і створювати справжні шедеври. Але це радше виняток, ніж правило. Бах, Гайдн чи Верді могли працювати тільки над одним твором у певний період часу. Вони не починали працювати над наступним твором, не закінчивши попередній.

Використовуйте закон примусової ефективності, який говорить про те, що на все часу ніколи не вистачає, але його завжди достатньо для найважливішого. Тому важливо зібратися і змусити себе зробити насамперед те, що принесе найбільшу вигоду і результат.

Усі справи можна розділити на 4 групи:

1. Термінові та важливі;
2. Важливі, але не термінові;
3. Термінові, але не важливі;
4. Нетермінові й неважливі.

Така класифікація носить ім’я американського президента і називається методом (вікном, принципом) Ейзенхауера.

1. Першочергові завдання — це справи термінові й важливі. Спроба відкласти такі справи на потім створить вам непотрібні проблеми — за них потрібно братися самому і негайно.
2. Далі йдуть справи важливі, але не термінові. Такі завдання можна відкласти, однак вони можуть чинити сильний вплив у довгостроковій перспективі. Нетермінові й важливі справи мають звичку ставати терміновими і важливими, якщо їх постійно відкладати. Щоб такого не сталося, заздалегідь передбачте для них часовий резерв.
3. Термінові, але не важливі завдання мало впливають на ваш успіх. Заняття терміновими, але не важливими справами не дає результату і може сильно позначитися на вашій ефективності. Такі справи забирають більшу частину вашого часового резерву. Це якраз ті завдання, які по можливості потрібно передоручати або зменшувати їхню кількість.
4. Логічно припустити, що нетермінові й неважливі справи не мають жодного значення в принципі і не несуть жодних наслідків при їх невиконанні. Такі справи можна сміливо викреслювати зі свого списку.

Що означає «з’їсти жабу»?

Стара притча говорить: якщо першим ділом уранці ви маєте з’їсти живу жабу, утіхою може слугувати те, що це найгірше, що може статися з вами за весь день.

Брайан Трейсі, успішний бізнес-консультант, порівнює жабу з найнеприємнішою і найважливішою справою, яку слід зробити сьогодні. Відкладаючи її, ви створюєте зайву емоційну напругу і небажані наслідки. Потрібно діяти без зайвих роздумів і зволікань — просто взяти й зробити. Це дасть вам заряд бадьорості на цілий день.

Слово «ні» економить несподівано багато часу.

Найголовніше слово для організації власного часу — це ввічливе «ні». Вчіться відмовляти і говорити «ні» завданням, які не входять до числа обраних вами пріоритетів. Будьте тактовними і відмовляйте так, щоб людина зрозуміла, що ви відкидаєте не її особисто, а завдання.

Стежте за тим, на що ви витрачаєте свій робочий і вільний час. Відзначайте заняття, які є пожирачами вашого часу (наприклад, обговорення новин з колегами, безцільне перемикання каналів телевізора або читання рекламних листівок і газет).

Складіть рейтинг таких нікчемних занять, назвавши його «Я більше ніколи не робитиму цього», і заносьте туди ті справи, які не приносять вам жодної користі і не наближають вас до мети.

3 запитання для вашої ефективності.

Завжди ставте собі запитання про те, які довгострокові наслідки має те чи інше завдання, і що станеться, якщо ви його взагалі не виконаєте. Ставте собі 3 наступні запитання протягом дня:

1. Які справи найважливіші і найцінніші?
2. Що можу зробити я і тільки я, що значно поліпшить становище?
3. Як використати свій час з найбільшою користю?

Відповіді на ці запитання дозволять подвоїти вашу продуктивність.

На що здатний кошик для сміття?

Люди, які показують хороші результати, працюють за чистим столом. У непродуктивних і незібраних людей на столі панує дикий хаос. Виробіть звичку вчасно розбирати папери, викидаючи непотрібні, і працювати за чистим столом. Помічено, що до 30% робочого часу витрачається на пошуки потрібного паперу. Кошик для сміття — один з найефективніших інструментів управління часом.

Принцип рівноваги.

Найпростіший спосіб уникнути паніки при вигляді дедалі більшого обсягу роботи — це зробити глибокий вдих і сказати: «Я можу лише те, що можу», і почати спокійно складати список. Аналізуючи завдання, що стоять перед вами, ви завжди побачите, що вам вистачає часу, щоб вирішувати життєво важливі питання.

Уважно стежте за тим, щоб у вашому житті зберігалася рівновага. Працюючи до знемоги, ви не зможете обдурити організм, він все одно візьме своє, і якщо ви не зупинитеся, він зробить це примусово. А це явно не входить у ваші плани.

Але для того, щоб бути ефективним, самого тайм-менеджменту мало. Важливо стежити за своїм здоров’ям і підтримувати себе в хорошій фізичній формі. Ваше життя має бути насиченим, у ньому завжди має знаходитися час для вашої родини і відпочинку.

Основний принцип рівноваги: важлива кількість часу вдома і якість часу на роботі.

На першому місці завжди повинні бути ви і головні люди вашого життя, — заради цього і варто працювати над власною ефективністю. За матеріалами тренінгу з тайм-менеджменту